Nell’immaginario collettivo il settore legale è associato a pile di documenti cartacei, marche da bollo e timbri, ma – tra lockdown e mesi di emergenza sanitaria, il 2020 sembra segnare la svolta.
Lo studio legale si apre al digitale e scopre nuovi modi di interagire con i clienti, di gestire le pratiche, depositare gli atti, consultare i registri, ricevere i biglietti di Cancelleria, effettuare e ricevere pagamenti. Dematerializzazione e digitalizzazione stanno diventando la nuova normalità, così come lo Studio Legale Virtuale (Virtual Law Firm). Di cosa si tratta?
Rispetto allo studio legale tradizionale, quello virtuale non necessita di una sede fisica e utilizza il canale telematico per svolgere tutte le sue attività. Competenze e professionisti si liberano delle strutture fisiche, adottando strumenti e soluzioni digitali per la gestione di tutti gli adempimenti.
Nella sua versione virtuale, lo studio legale diventa più efficiente ottimizzando tempi e costi.
Il cliente viene gestito telematicamente e, oltre ad avere un contatto diretto con il professionista attraverso strumenti di videoconferenza, ha la possibilità di verificare online ed in tempo reale, l’evoluzione della propria pratica.
Per quanto riguarda i documenti, atti e pratiche sono in formato digitale e gestiti telematicamente grazie a software e gestionali che rendono possibile l’esercizio della professione in questa modalità. Sono tante le software house che offrono un’ampia gamma di strumenti smart per la professione di avvocato e molte offrono delle piattaforme che permettono di interloquire con il Sistema Giustizia, depositare gli atti presso gli Uffici Giudiziari, consultare i registri di cancelleria, effettuare ricerche giusprudenziali, estrarre copie di atti a pieno valore legale, effettuare notifiche in proprio e procedere ai pagamenti telematici.
L’efficienza e la competitività che derivano dalla gestione virtuale passa anche dai pagamenti, un tassello di estrema importanza che in passato richiedeva spostamenti fisici e, spesso, lunghe attese. Oggi è possibile pagare online spese di giustizia, diritti e contributo unificato, contributo per la pubblicazione sul Portale delle vendite pubbliche così come la marca da bollo digitale sul relativo portale del Ministero della Giustizia.
Tra le modalità di pagamento integrate sulla piattaforma dei servizi online degli Uffici Giudiziari, troviamo MyBank, modalità di pagamento che permette di pagare direttamente dall’online banking con bonifico immediato, conforme a GDPR, Direttiva sui servizi di pagamento e legislazione antiriciclaggio e contro il finanziamento del terrorismo.
Lo strumento MyBank permette transazioni facili e sicure dal proprio online banking, senza limiti di importo e con conferma immediata sia per il professionista che effettua il pagamento che per l’ente creditore.
L’uso di MyBank nel settore forense è sempre più diffuso e gli ambiti di riferimento sono molteplici. In particolare MyBank è già utilizzato per:
– le quote di iscrizione agli Ordini tramite PagoPA;
– il contributo unificato per l’iscrizione al ruolo;
– il pagamento dei contributi previdenziali tramite PagoPA per le Casse professionali attive su PagoPA;
– i pagamenti dei contributi e delle spese di giustizia.
Questa soluzione permette inoltre al professionista o allo studio legale di ricevere pagamenti elettronici anche non disponendo di un’apposita piattaforma web. Le soluzioni pay-per-link consentono infatti di richiedere il pagamento al cliente con una e-mail o un sms: si tratta di uno strumento “pronto all’uso” estremamente versatile, che non richiede nessun intervento tecnologico e nessun investimento significativo.
Non mancano insomma gli attori a cui rivolgersi se si intende abbracciare il digitale per svolgere la professione legale: dal cloud alla segreteria virtuale e alla firma elettronica, dal gestionale ai pagamenti telematici. Ma quali sono le grandi sfide dell’attività legale virtuale?
Cyber-sicurezza e protezione dei dati rappresentano gli elementi cruciali, che richiedono un’attenta selezione degli strumenti da adottare.
Con le soluzioni e i partner giusti, i vantaggi del virtuale sono significativi in termini di efficienza, servizi resi, riduzione dei tempi e dei costi di gestione degli incarichi, senza dimenticare il bacino di clienti potenziali che –senza limiti geografici– diventa molto più ampio, superando anche i confini nazionali.
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