L’ostensione da parte del datore di lavoro pubblico dei dati relativi ai dipendenti che hanno ottenuto il rinvio delle ferie è ammessa solo senza indicare i nominativi dei dipendenti.
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The facts
La valutazione del Garante
La decisione del Garante

>>Parere accesso civico n. 249 of 15 luglio 2022<<<
1. The facts
Una persona aveva presentato una istanza di accesso civico generalizzato all’Agenzia delle Entrate Direzione Provinciale di Bergamo per conoscere i dati e i documenti che erano in possesso di detta amministrazione relativamente al rinvio per motivi di servizio delle ferie maturati dai suoi dipendenti negli anni 2019 and 2020. In particular, per detti anni, l’istante richiedeva l’accesso al nominativo dei dipendenti cui era stata rinviata la fruizione di parte delle ferie maturate e il numero di ferie maturate, instead, in via subordinata, l’istante chiedeva di avere copia di tutti i provvedimenti con i quali era stato disposto il rinvio delle ferie maturate in detti anni.
L’Agenzia delle Entrate aveva rigettato l’istanza, negando l’accesso civico, in quanto aveva ritenuto di non poter procedere all’ostensione dei dati dei singoli dipendenti per tre motivi: (i) in primo luogo, in quanto accogliendo la domanda di accesso, l’amministrazione avrebbe comunicato al richiedente dei dati di carattere personale dei singoli dipendenti; (ii) secondly, in quanto la stessa amministrazione non gestiva i dati richiesti e non era tenuta a compiere delle elaborazioni delle informazioni in suo possesso per dare una risposta al richiedente l’accesso; (iii) finally, in quanto non erano esistenti atti protocollati dell’Ufficio che disponessero il rinvio delle ferie.
L’istante, insoddisfatto della decisione dell’Agenzia delle Entrate, presentava ricorso al RPCT di detta amministrazione, il quale tuttavia confermava la decisione dell’Agenzia delle Entrate.
In ragione di ciò, l’istante ha presentato la richiesta di riesame al Garante per la protezione dei dati personali, sostenendo l’invalidità della decisione perché le informazioni richieste non avrebbero avuto ad oggetto informazioni di carattere personale dei dipendenti dell’Agenzia delle Entrate (come per esempio le motivazioni che hanno giustificato la richiesta di rinvio delle ferie), ma soltanto informazioni relative alla gestione delle risorse umane a disposizione dell’amministrazione.

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2. La valutazione del Garante
Preliminarmente il Garante privacy ha ricordato che l’accesso civico è finalizzato a garantire delle forme diffuse di controllo delle funzioni istituzionali e sull’impiego delle risorse pubbliche nonché di permettere a chiunque di partecipare al dibattito pubblico. Per tale finalità, then, la normativa di settore permette a chiunque di accedere ai dati e ai documenti in possesso della pubblica amministrazione che non sono già stati oggetto di pubblicazione, purchè vengano rispettati i limiti della tutela degli interessi giuridicamente rilevanti dei soggetti coinvolti. In particular, il limite più rilevante è quello rappresentato dalla tutela dei dati personali dei controinteressati (Which, nel caso di specie, i dipendenti dell’Agenzia delle Entrate Direzione Provinciale di Bergamo): therefore, la normativa sull’accesso civico prevede che l’Ente richiesto debba rifiutare l’accesso quando ciò sia necessario per evitare un pregiudizio concreto alla tutela dei dati personali.
Secondly, il Garante ha ricordato che l’amministrazione deve valutare la richiesta di accesso ai documenti e l’esistenza di un possibile pregiudizio concreto alla protezione dei dati personali dei controinteressati, anche tenendo conto del fatto che i dati e i documenti oggetto dell’istanza di accesso civico, nel caso in cui detta istanza venga accolta, divengono pubblici e conseguentemente ogni soggetto ha diritto di conoscerli e di utilizzarli e riutilizzarli (anche se ogni loro uso o riuso configura un nuovo e ulteriore trattamento, che pertanto deve essere compiuto rispettando i limiti previsti dal GDPR e dalla normativa in materia di privacy).
Finally, il Garante ha ricordato che, anche in caso di ostensione dei documenti, devono sempre essere rispettati i principi di limitazione delle finalità e di minimizzazione dei dati, che sono previsti dal GDPR, e che sussistono delle ragionevoli aspettative di confidenzialità degli interessati rispetto ai dati che sono trattati dall’amministrazione.
Nel caso oggetto di esame, il Garante ha evidenziato come l’istante avesse richiesto l’ostensione del nominativo di tutti i dipendenti della Direzione provinciale di Bergamo dell’Agenzia delle Entrate cui era stata rinviata per motivi di servizio la fruizione delle ferie maturate nel corso degli anni 2019 and 2020, nonché il numero di ferie rinviato e la copia dei documenti amministrativi che hanno disposto il predetto rinvio. Secondo il Garante, tali dati e informazioni risultano avere carattere personale con riferimento a detti dipendenti.
Il Garante non ha condiviso la motivazione sostenuta dall’istante secondo cui le informazioni richieste non avrebbero carattere personale, in quanto non erano estese alle motivazioni per cui era stato concesso il rinvio delle ferie. Indeed, i dati richiesti sono relativi al nominativo dei dipendenti dell’Agenzia delle Entrate di Bergamo e alle ferie da questi rinviate: therefore, sono chiaramente riferite a persone fisiche identificate.
Secondo la nozione di dato personale prevista dal GDPR, è tale qualsiasi informazione che riguarda una persona fisica identificata o identificabile.
Furthermore, secondo il Garante, i suddetti dati configurano delle informazioni di natura privata che gli interessati non sempre desiderano portare a conoscenza di soggetti estranei. Permettere al richiedente di accedere ai suddetti dati, comporterebbe una interferenza ingiustificata e sproporzionata nei diritti e libertà dei controinteressati, in quanto potrebbe esporre questi ultimi a difficoltà di relazione con i propri colleghi di lavoro e potrebbe altresì creare loro dei pregiudizi da parte di utenti esterni con cui vengono a contatto per ragioni di servizio: il tutto con possibili ripercussioni negative sul piano personale, sociale, relazionale e professionale.
3. La decisione del Garante
In considerazione di quanto sopra, il Garante ha ritenuto corretta, secondo quanto previsto dalla normativa in materia di protezione dei dati personali, la decisione dell’Agenzia delle Entrate Direzione Provinciale di Bergamo di rigettare l’istanza di accesso civico generalizzato e di negare l’ostensione delle informazioni richieste. However, il Garante ha precisato che detta amministrazione può comunque garantire il rispetto del principio di trasparenza sotteso all’accesso civico, comunicando all’ istante il dato relativo al numero di dipendenti, per ognuno degli uffici, di cui si compone la suddetta Direzione Provinciale che hanno ottenuto il rinvio delle ferie (senza appunto indicare il nominativo di ognuno di loro) e il numero complessivo di giorni di ferie rinviato. In questo modo, attraverso delle semplici elaborazioni dei dati in possesso della pubblica amministrazione, quest’ultima può garantire un corretto bilanciamento tra il principio di trasparenza della PA e il diritto alla privacy dei suoi dipendenti.
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