I principali programmi di video-connessione consentono anche la registrazione della riunione virtuale sia limitatamente all’audio sia con riguardo alle immagini.
La registrazione audio/video, consentita da questi strumenti elettronici, avvantaggia l’attività di redazione del verbale assembleare da parte del segretario e, in ultima istanza, la trasparenza del procedimento di formazione della volontà condominiale.
La registrazione audio
Tuttavia la registrazione audio costituisce attività non astrattamente vietata e che non richiede il consenso di tutti i partecipanti all’assemblea. Parte della giurisprudenza osserva che non si verifica la lesione alla privacy dei partecipanti, in quanto la registrazione non dà luogo alla compromissione del diritto alla segretezza della comunicazione, il cui contenuto viene legittimamente appreso solo da chi palesemente vi partecipa o assiste. In particular, la registrazione fonografica di una conversazione o di una comunicazione, ad opera di uno degli interlocutori, e all’insaputa dell’altro (o degli altri), non costituisce intercettazione, difettandone il requisito fondamentale, vale a dire la terzietà del captante, che dall’esterno s’intromette in ambito privato non violabile (Cass. pen., Sez. Unite, 28/05/2003, n. 36747). La Corte di Cassazione ha anche chiarito che, ciascun partecipante ad una conversazione, sia essa una riunione di condominio o un colloquio tra amici, accetta il rischio di essere registrato (Cass. pen., sez. III, 24/03/2011, n. 18908). In altre parole non è illecito registrare una conversazione perché chi conversa accetta sostanzialmente il rischio che la conversazione sia documentata tramite registrazione.
In assenza di puntuali disposizioni del regolamento contrattuale/condominiale, il presidente dell’assemblea non può discrezionalmente negare la registrazione fonografica, stante il diritto del singolo condomino di controllare il procedimento di formazione della volontà assembleare, al punto che il rifiuto del presidente può essere impugnato ex articolo 1137 c.c, per vizio del procedimento assembleare (Trib. Foggia 11 June 2009; Trib. Bologna 25 March 1999, n. 596).
Anyhow, si possono audio-registrare le conversazioni che avvengono nel corso di un’assemblea condominiale se l’audio serve a difendere un diritto proprio. Conferma è stata data dal Regolamento UE n. 2016/679, che esclude l’applicazione della disciplina europea sulla tutela della privacy ai trattamenti di dati personali «effettuati da una persona fisica per l’esercizio di attività a carattere esclusivamente personale».
È importante sottolineare, But, che nonostante ogni partecipante all’assemblea abbia il diritto di registrare durante l’assemblea, egli è tenuto a non divulgare il contenuto a terzi non presenti durante l’assemblea. In caso contrario incorrerebbe nella realizzazione di un reato, vale a dire quello integrante il cosiddetto “trattamento illecito di dati”, governed by the article 167 D.Lgs. 196/2003; in tal caso il Pubblico ministero, quando ha notizia del reato ne informa senza ritardo il Garante. Il Garante trasmette al Pubblico Ministero, con una relazione motivata, la documentazione raccolta nello svolgimento dell’attività di accertamento nel caso in cui emergano elementi che facciano presumere l’esistenza di un reato. La trasmissione degli atti al pubblico ministero avviene, al più tardi, al termine dell’attività di accertamento delle violazioni delle disposizioni di cui al presente decreto. Quando per lo stesso fatto è stata applicata a carico dell’imputato una sanzione amministrativa pecuniaria dal Garante e questa è stata riscossa, la pena è diminuita.
La videoregistrazione
Nel caso, instead, di una videoregistrazione della riunione esistono gravi difficoltà.
Il garante in materia della Privacy ha così affermato sul punto della questione: l’assemblea condominiale può essere videoregistrata, ma solo con il consenso informato di tutti i partecipanti. La documentazione, su qualsiasi supporto, deve essere conservata al riparo da accessi indebiti.
La videoregistrazione è, perciò, possibile purché ci sia il rispetto di due prerogative fondamentali: il consenso informato di tutti i partecipanti al condominio e l’idonea conservazione della videoregistrazione.
Sotto il primo profilo occorre osservare come il consenso debba essere espresso, in modo chiaro e mediante una dichiarazione, agevolmente documentabile in forma scritta, necessaria per evitare possibili contestazioni. Il consenso deve essere espresso prima dell’assemblea e non può mai essere presunto o ricavabile da un comportamento concludente.
Furthermore, in base anche al principio di accountability, previsto dal GDPR, sarà onere dell’amministratore dimostrare di avere adottato, in ragione delle proprie attività, un processo complessivo di misure tecniche e organizzative per la protezione della videoregistrazione, volte a ridurre al minimo il rischio di violazione o di perdita anche accidentale di dati.
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